Buku Besar Akuntansi: Pengertian, Jenis, dan Cara Membuatnya

Pada dasarnya, pengelolaan keuangan yang baik adalah kunci kesuksesan dalam setiap bisnis. Banyak perusahaan sering kali menghadapi masalah dengan pencatatan keuangan yang tidak rapi, transaksi yang tumpang tindih, hingga tidak sinkronnya laporan keuangan yang dihasilkan. Di sinilah pentingnya buku besar akuntansi. Sebagai jantung dari sistem akuntansi, buku besar ini menjadi alat utama untuk mencatat, mengelompokkan, dan merangkum semua transaksi keuangan dalam periode tertentu.

Pernahkah Anda menghadapi situasi di mana kas tidak sesuai dengan faktur, atau saldo utang tidak cocok dengan laporan piutang? Jika iya, Anda tidak sendiri. Masalah ini sering terjadi karena tidak adanya pengelolaan yang baik terhadap pencatatan transaksi. Buku besar akuntansi hadir untuk memastikan setiap transaksi yang terjadi tercatat dengan benar, sehingga perusahaan bisa mendapatkan gambaran keuangan yang akurat.

Lebih jauh lagi, buku besar juga berfungsi sebagai referensi utama bagi perusahaan untuk mengetahui keadaan keuangannya secara rinci. Ketika ada masalah seperti saldo yang tidak sinkron antara kas dan piutang, buku besar akan menjadi alat verifikasi untuk mencari letak kesalahan tersebut. Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks, penggunaan buku besar akuntansi menjadi tidak bisa ditawar lagi.

Pengertian Buku Besar Akuntansi

Secara umum, buku besar akuntansi adalah kumpulan catatan yang merangkum semua transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu periode. Buku besar ini mencatat setiap perubahan yang terjadi di akun-akun tertentu, baik itu kas, piutang, modal, hingga beban. Di dalamnya, setiap transaksi yang mempengaruhi keuangan perusahaan akan dicatat secara detail, mulai dari transaksi pemasukan, pengeluaran, hingga penyesuaian lainnya.

Sebagai contoh, bayangkan sebuah perusahaan yang memiliki banyak pelanggan yang melakukan transaksi secara kredit. Dalam buku besar, transaksi tersebut akan dicatat dalam akun piutang dan kas, sehingga perusahaan bisa melihat berapa jumlah piutang yang masih harus ditagih dari pelanggan dan berapa kas yang sudah diterima. Dengan kata lain, buku besar akuntansi membantu perusahaan menjaga ketertiban dalam pencatatan dan memantau arus kas secara lebih akurat.

Fungsi Buku Besar Akuntansi

Selain sebagai alat pencatatan, buku besar akuntansi memiliki berbagai fungsi yang sangat penting bagi kelangsungan operasional bisnis. Pertama, buku besar memungkinkan manajemen untuk melihat perubahan yang terjadi pada setiap akun dalam periode tertentu. Misalnya, jika terjadi peningkatan pada akun kas, manajemen bisa melacak dari mana asal peningkatan tersebut, apakah dari penjualan atau dari pinjaman yang diterima.

Kedua, buku besar akuntansi berfungsi sebagai alat untuk memastikan bahwa transaksi sudah dicatat dengan benar. Ketika manajemen mencocokkan transaksi di buku besar dengan bukti transaksi asli, mereka bisa melihat apakah ada kesalahan atau transaksi yang tidak tercatat.

Jenis Buku Besar Akuntansi

Untuk memenuhi kebutuhan pencatatan yang beragam, ada beberapa jenis buku besar akuntansi yang biasa digunakan oleh perusahaan. Setiap jenis memiliki fungsinya masing-masing, yang dirancang untuk mencatat berbagai jenis transaksi dengan lebih terperinci.

Buku Besar Umum

Buku besar umum adalah jenis buku besar yang paling sering digunakan. Fungsinya adalah mencatat semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan, baik itu pemasukan maupun pengeluaran, serta saldo setiap akun yang ada dalam laporan keuangan. Setiap transaksi yang mempengaruhi akun-akun tersebut akan dicatat dalam buku besar umum.

Misalnya, ketika perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan, transaksi tersebut akan dicatat sebagai penambahan pada akun kas dan pengurangan pada akun piutang. Dengan menggunakan buku besar umum, perusahaan bisa melihat secara keseluruhan kondisi keuangannya dalam satu periode.

Contoh lainnya adalah ketika perusahaan melakukan pembayaran gaji kepada karyawannya. Transaksi ini akan dicatat sebagai pengeluaran pada akun kas dan beban gaji di buku besar umum.

Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu digunakan untuk memberikan rincian lebih lanjut dari buku besar umum. Fungsi utamanya adalah mencatat transaksi yang lebih rinci untuk akun tertentu. Misalnya, untuk akun piutang, buku besar pembantu akan mencatat setiap transaksi piutang yang dilakukan oleh pelanggan, sehingga perusahaan bisa melacak piutang dari setiap pelanggan secara individual.

Sebagai contoh, ketika ada banyak pelanggan yang melakukan transaksi kredit, buku besar pembantu akan mencatat siapa saja pelanggan tersebut, berapa besar piutang yang masih harus ditagih, dan kapan jatuh tempo pembayaran piutang tersebut. Dengan cara ini, perusahaan bisa mengelola piutangnya dengan lebih efektif.

Buku Besar Kreditor

Berbeda dengan buku besar pembantu, buku besar kreditor berfungsi untuk mencatat transaksi yang berhubungan dengan utang kepada kreditor. Setiap kali perusahaan melakukan transaksi kredit atau menerima pinjaman, transaksi tersebut akan dicatat dalam buku besar kreditor. Dengan adanya buku besar ini, perusahaan bisa dengan mudah melacak utangnya kepada setiap kreditor dan kapan utang tersebut harus dilunasi.

Misalnya, ketika perusahaan menerima pinjaman dari bank, transaksi ini akan dicatat sebagai peningkatan utang dalam buku besar kreditor. Dari sini, manajemen bisa melihat berapa total utang yang harus dibayar dan kapan jatuh temponya.

Buku Besar Debitor

Sebaliknya, buku besar debitor mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan piutang dari debitor. Ketika pelanggan membeli produk secara kredit, transaksi tersebut akan dicatat di buku besar debitor sebagai piutang yang harus dilunasi oleh pelanggan. Dalam buku besar ini, setiap debitor akan dicatat secara rinci, mulai dari jumlah piutang hingga tanggal jatuh temponya.

Sebagai contoh, ketika ada pelanggan yang membeli barang secara kredit, transaksi ini akan dicatat sebagai piutang di buku besar debitor, dan perusahaan bisa memantau kapan pelanggan tersebut harus melunasi utangnya.

Buku Besar Persediaan

Buku besar persediaan mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang. Setiap kali perusahaan melakukan pembelian atau penjualan barang, transaksi ini akan dicatat dalam buku besar persediaan. Dengan cara ini, perusahaan bisa memantau berapa jumlah persediaan barang yang ada, kapan harus mengisi ulang, dan berapa nilai persediaan tersebut.

Sebagai contoh, ketika perusahaan membeli barang dagangan, transaksi ini akan dicatat sebagai peningkatan pada akun persediaan. Dari sini, perusahaan bisa melihat berapa banyak barang yang masih tersedia dan kapan harus melakukan pembelian lagi.

Buku Besar Aktiva Tetap

Untuk perusahaan yang memiliki banyak aset tetap seperti gedung atau mesin, buku besar aktiva tetap digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan aset tetap tersebut. Di dalam buku besar ini, perusahaan bisa mencatat nilai aset tetap, akumulasi penyusutan, serta perubahan nilai aset seiring waktu.

Misalnya, saat perusahaan membeli sebuah mesin baru, transaksi ini akan dicatat di buku besar aktiva tetap sebagai penambahan pada aset tetap. Dengan cara ini, perusahaan bisa melacak nilai aset tetapnya dan menghitung akumulasi penyusutan setiap tahunnya.

8 Cara Membuat Buku Besar Akuntansi

Membuat buku besar akuntansi dapat dibagi menjadi beberapa metode tergantung pada kompleksitas bisnis dan alat yang digunakan. Setiap metode memiliki prosedur dan keunggulan tersendiri, yang harus dipahami secara rinci agar proses pencatatan berjalan lancar.

Metode Manual

Metode manual adalah pendekatan tradisional yang digunakan sebelum berkembangnya teknologi komputerisasi dalam dunia akuntansi. Meskipun metode ini memakan waktu lebih banyak dan rentan terhadap kesalahan manusia, ia memberikan fleksibilitas dan kontrol penuh atas proses pencatatan.

Langkah-langkah dalam Metode Manual:

1. Siapkan Jurnal Umum: Setiap transaksi keuangan pertama-tama dicatat dalam jurnal umum. Dalam jurnal ini, detail transaksi seperti tanggal, deskripsi, dan jumlahnya harus ditulis secara jelas dan terperinci.
   • Contoh: Jika perusahaan membeli barang dagangan, transaksi tersebut dicatat dengan memasukkan tanggal, deskripsi seperti “Pembelian barang dagangan”, dan jumlah total yang dikeluarkan.
2. Pindahkan ke Buku Besar: Setelah transaksi dicatat dalam jurnal umum, langkah berikutnya adalah memindahkan informasi ini ke buku besar akuntansi. Di sinilah semua akun keuangan (kas, piutang, utang, modal, dll.) diperbarui berdasarkan transaksi yang tercatat di jurnal.
   • Contoh: Dari transaksi pembelian barang dagangan tadi, data tersebut akan dipindahkan ke akun persediaan di buku besar, menunjukkan penambahan stok dan pengurangan kas.
3. Lakukan Posting Berkala: Proses pemindahan atau ‘posting’ ini dilakukan secara berkala, misalnya setiap hari atau setiap minggu, tergantung pada jumlah transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Tujuannya adalah memastikan buku besar selalu up-to-date dengan transaksi yang terjadi.
4. Rekonsiliasi dan Verifikasi: Setelah proses pencatatan selesai, lakukan rekonsiliasi untuk memastikan bahwa data dalam buku besar akuntansi sesuai dengan bukti transaksi fisik atau elektronik. Proses verifikasi ini sangat penting untuk mendeteksi kesalahan dan ketidakcocokan.

Keunggulan Metode Manual:

• Memberikan kontrol penuh terhadap setiap langkah pencatatan.
• Fleksibel dalam mencatat detail transaksi khusus yang mungkin tidak didukung oleh software akuntansi otomatis.
• Mendorong pemahaman yang mendalam tentang akuntansi dan aliran transaksi.

Metode Komputerisasi

Metode ini mengandalkan penggunaan perangkat lunak atau software akuntansi yang secara otomatis mencatat, mengelompokkan, dan menyusun laporan keuangan. Metode komputerisasi sangat cocok untuk perusahaan dengan volume transaksi yang besar dan membutuhkan pencatatan yang cepat dan akurat.

Langkah-langkah dalam Metode Komputerisasi:

1. Input Transaksi ke dalam Software Akuntansi: Pertama, data transaksi dimasukkan ke dalam software akuntansi yang telah digunakan perusahaan. Biasanya, software ini sudah dilengkapi dengan template untuk memudahkan input transaksi.
   • Contoh: Dalam kasus pembelian barang, Anda hanya perlu memasukkan jumlah pembelian, nama pemasok, dan tanggal transaksi ke dalam sistem, lalu sistem akan otomatis mengalokasikannya ke akun yang sesuai.
2. Posting Otomatis ke Buku Besar: Berbeda dengan metode manual, dalam metode komputerisasi, setiap kali transaksi dimasukkan, software secara otomatis akan mempostingnya ke akun-akun yang sesuai di buku besar akuntansi. Sistem juga akan menyesuaikan saldo akun tersebut secara real-time.
   • Contoh: Saat transaksi pembelian barang dicatat, sistem otomatis menambah saldo akun persediaan dan mengurangi kas perusahaan sesuai dengan nilai transaksi tersebut.
3. Pembaharuan dan Laporan Otomatis: Software akuntansi biasanya memungkinkan perusahaan untuk melihat laporan keuangan secara otomatis setiap saat. Laporan seperti neraca, laporan laba rugi, dan arus kas dapat dihasilkan hanya dengan beberapa klik saja.
4. Rekonsiliasi Otomatis: Beberapa software bahkan memiliki fitur rekonsiliasi otomatis yang mencocokkan transaksi di buku besar dengan data dari bank atau bukti transaksi lainnya. Ini memudahkan untuk mendeteksi perbedaan atau kesalahan dalam pencatatan.

Keunggulan Metode Komputerisasi:

• Kecepatan dan akurasi yang jauh lebih tinggi dibandingkan metode manual.
• Kemudahan dalam menghasilkan laporan keuangan secara otomatis dan instan.
• Mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses pencatatan.

Metode Perpetual

Metode perpetual adalah metode pencatatan yang dilakukan secara terus-menerus. Artinya, setiap kali ada transaksi, perubahan tersebut langsung dicatat dalam buku besar, sehingga perusahaan dapat melihat perubahan secara real-time.

Langkah-langkah dalam Metode Perpetual:

1. Pencatatan Transaksi Real-Time: Setiap transaksi yang terjadi, seperti penjualan atau pembelian, langsung dicatat dalam buku besar tanpa menunggu akhir periode.
   • Contoh: Jika perusahaan melakukan penjualan barang, transaksi tersebut langsung dicatat di akun kas dan penjualan segera setelah transaksi selesai.
2. Pemutakhiran Saldo Setiap Saat: Setelah transaksi dicatat, saldo dari setiap akun seperti kas, persediaan, atau piutang akan diperbarui secara otomatis. Hal ini memastikan bahwa manajemen bisa melihat kondisi keuangan perusahaan secara real-time.
3. Pemantauan Terus Menerus: Dalam metode ini, laporan keuangan dapat diperbarui kapan saja, memungkinkan perusahaan untuk selalu mengetahui posisi keuangan saat ini.

Keunggulan Metode Perpetual:

• Akses informasi keuangan real-time, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat.
• Cocok untuk perusahaan dengan volume transaksi yang tinggi.

Metode Periodik

Metode periodik lebih efisien dalam hal waktu, terutama bagi perusahaan yang tidak memiliki banyak transaksi harian. Dalam metode ini, transaksi tidak dicatat setiap kali terjadi, melainkan dicatat secara berkala pada akhir periode, seperti akhir bulan atau akhir tahun.

Langkah-langkah dalam Metode Periodik:

1. Kumpulkan Semua Transaksi Selama Periode: Selama periode tertentu (misalnya, sebulan), transaksi dikumpulkan tanpa segera dicatat ke buku besar.
   • Contoh: Semua transaksi penjualan dan pembelian yang terjadi selama bulan Januari dikumpulkan dan baru dicatat di akhir bulan tersebut.
2. Posting Transaksi di Akhir Periode: Pada akhir periode, semua transaksi yang telah dikumpulkan dipindahkan ke buku besar akuntansi. Akun-akun seperti kas, persediaan, utang, dan modal diperbarui sesuai dengan transaksi yang terjadi selama periode tersebut.
3. Penyusunan Laporan Berkala: Setelah semua transaksi diposting ke dalam buku besar, laporan keuangan baru bisa disusun berdasarkan data tersebut.

Keunggulan Metode Periodik:

• Efisiensi waktu, terutama bagi bisnis yang volumenya rendah.
• Mengurangi pekerjaan pencatatan harian dan lebih fokus pada penyusunan laporan di akhir periode.

Metode Single Entry

Metode single entry adalah metode yang sederhana dan lebih mudah digunakan, khususnya oleh usaha kecil. Dalam metode ini, hanya satu sisi transaksi yang dicatat, seperti pendapatan atau pengeluaran.

Langkah-langkah dalam Metode Single Entry:

1. Catat Hanya Transaksi Pendapatan atau Pengeluaran: Fokus metode ini adalah mencatat transaksi penting seperti pendapatan yang diterima atau pengeluaran yang dibayarkan. Tidak ada pencatatan ganda seperti debit dan kredit.
   • Contoh: Jika ada penjualan barang, hanya pendapatan dari penjualan yang dicatat, tanpa mencatat perubahan pada akun persediaan.
2. Sederhanakan Laporan: Karena hanya satu sisi transaksi yang dicatat, laporan keuangan yang dihasilkan juga lebih sederhana, dan tidak ada keseimbangan antara debit dan kredit.

Keunggulan Metode Single Entry:

• Sederhana dan cepat, cocok untuk usaha kecil.
• Tidak memerlukan pengetahuan akuntansi yang rumit.

Metode Double Entry

Metode double entry adalah metode yang lebih kompleks dibandingkan single entry. Di sini, setiap transaksi dicatat dalam dua sisi, yaitu debit dan kredit.

Langkah-langkah dalam Metode Double Entry:

1. Catat Dua Sisi Transaksi: Setiap transaksi harus dicatat dalam dua sisi, yaitu debit dan kredit. Misalnya, ketika terjadi penjualan, akun kas akan bertambah (debit) dan akun penjualan akan bertambah (kredit).
   • Contoh: Jika barang dijual seharga Rp1.000.000, maka kas bertambah Rp1.000.000 (debit) dan penjualan bertambah Rp1.000.000 (kredit).
2. Pastikan Keseimbangan: Dalam metode ini, total debit harus selalu sama dengan total kredit. Jika terjadi ketidakseimbangan, ini menandakan ada kesalahan dalam pencatatan transaksi.

Keunggulan Metode Double Entry:

• Akurat dan terperinci, karena semua transaksi dicatat dari dua sisi.
• Memungkinkan perusahaan untuk melihat dampak dari setiap transaksi secara lebih jelas.

Metode Akuntansi Berbasis Tunai

Metode berbasis tunai mencatat transaksi hanya ketika uang benar-benar diterima atau dikeluarkan.

Langkah-langkah dalam Metode Berbasis Tunai:

1. Catat Transaksi Saat Kas Diterima atau Dikeluarkan: Tidak seperti metode akrual, di mana transaksi dicatat saat terjadi, dalam metode ini transaksi hanya dicatat ketika uang benar-benar berpindah tangan.
   • Contoh: Jika penjualan dilakukan pada bulan Januari tetapi pembayaran baru diterima di bulan Februari, maka transaksi baru dicatat pada bulan Februari.
2. Fokus pada Arus Kas: Metode ini berfokus pada pencatatan arus kas yang sebenarnya, sehingga lebih mudah untuk melihat likuiditas perusahaan.

Keunggulan Metode Berbasis Tunai:

• Sederhana dan lebih fokus pada likuiditas.
• Cocok untuk usaha kecil yang tidak memiliki banyak transaksi kredit.

Metode Akuntansi Berbasis Akrual

Metode berbasis akrual mencatat transaksi saat terjadi, meskipun pembayaran belum dilakukan.

Langkah-langkah dalam Metode Berbasis Akrual:

1. Catat Transaksi Saat Terjadi: Dalam metode ini, transaksi dicatat segera saat terjadi, meskipun uang belum diterima atau dikeluarkan.
   • Contoh: Jika barang dijual pada bulan Januari dan pelanggan baru membayar di bulan Februari, transaksi tetap dicatat pada bulan Januari.
2. Pisahkan Pendapatan dan Piutang: Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka pendapatan dicatat dan piutang juga dicatat, untuk menunjukkan bahwa perusahaan memiliki hak untuk menerima uang di masa depan.

Keunggulan Metode Berbasis Akrual:

• Lebih akurat dalam memberikan gambaran keuangan perusahaan.
• Memungkinkan perusahaan untuk melihat kewajiban dan hak piutang yang dimiliki.

Kesimpulan

Membuat buku besar akuntansi memerlukan pemahaman yang mendalam tentang metode pencatatan yang ada. Dengan mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di atas, perusahaan bisa memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhannya, baik itu metode manual, komputerisasi, atau metode akuntansi berbasis tunai maupun akrual.

Terlepas dari metode yang dipilih, penting untuk selalu menjaga konsistensi dan ketelitian dalam mencatat transaksi untuk memastikan bahwa laporan keuangan yang dihasilkan akurat dan dapat diandalkan.